در اظهارنامه مشخصات و اقامتگاه اظهارکننده باید ذکر شود .موضوع اظهارنامه ،عنوان مطلبی است که در متن اظهارنامه قسمت خلاصه اظهارات شرح داده میشود.در اظهارنامه مشخصات و اقامتگاه مخاطب هم باید قید شود.در قسمت خلاصه اظهارات ،آنچه که مورد نظر اظهار کننده است و میخواهد به طرف دیگر ابلاغ کند توضیح می دهد.

در قسمت،خلاصه جواب در اظهارنامه مخاطب میتواند به اظهارات فرستنده پاسخ دهد ،البته مخاطب در پاسخ دادن به اظهارات اظهارکننده مخیر است که پاسخ اظهار کننده را بدهد یا خیر؟ طبق ماده ۱۵۶قانون آیین دادرسی مدنی هر کس میتواند قبل از تقدیم دادخواست حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه کند، مشروط بر اینکه موعد مطالبه رسیده باشد .

به طور کلی هر کس حق دارد اظهاراتی را که معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به طور رسمی به وی برساند ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید در قسمت ستون خلاصه اظهارات باید کمال دقت را داشته باشیم چرا که هر مطلبی که قید میکنیم ،در نهایت ذیل آن را امضا خواهیم کرد،تحت شرایطی اقرار محسوب میشود و ممکن است در دعوی طرف مقابل از آن علیه خود فرد استفاده کرد.ضمنا باید به این نکته توجه داشت که از نسبت دادن جرم به طرف مقابل یا نوشتن اکاذیب خودداری کرد چون ممکن است تحت شرایطی فرد را تحت پیگرد کیفری قرار داد.

مخاطب اظهارنامه ،الزام و تکلیفی به پاسخ دادن اظهارنامه ندارد و مهلتی هم برای پاسخ مخاطب از سوی قانونگذار تعیین نشده است ،اما اگر شما مخاطب اظهارنامه هستید و تمایل به پاسخ دادن به اظهارنامه دارید،توجه داشته باشید که اظهارات شما ممکن است تحت شرایطی به عنوان اقرار در دعوی بر علیه خودتان مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین بهتر است که در هر دو صورت یعنی هم زمانی که ارسال کننده اظهارنامه هستید و هم زمانیکه مخاطب ،حتی الامکان پس از مشورت با یک وکیل دادگستری اقدام به انجام این امر نماید زیرا ممکن است هر امری در اظهارنامه بر علیه شما مورد استفاده قرار گیرد.

باید این نکته را توجه داشت که ارسال اظهارنامه همیشه ضروری نیست ولی در بعضی موارد حتما ارسال اظهارنامه ضروری می باشد و اقامه دعوی بعد از این عمل میسر میشود.در بعضی موارد هم به موجب قوانین مختلف ،ارسال اظهارنامه پیش بینی شده است، که میتوان به ماده ۱۷۱قانون آیین دادرسی مدنی و یا ماده ۱۳قانون روابط موجر و مستاجر مصوب سال ۵۶و یا قانون تملک اپارتمانها اشاره نمود.